Hemmeligheden bag fokuserede møder, enhver leder bør kende til

Vil du skabe fokuserede møder, så indfør tidsafgrænsede pauser, hvor mødedeltagerne tier stille. Det giver dem tid til at tænke, før de svarer. Lyder det nemt? Det er det faktisk ikke.

Øjenbrynene bliver som regel løftet en smule, når jeg første gang fortæller, at jeg arbejder med Silent Co-creation – en metode, der ved hjælp af stilhed kan skabe mere fokuserede møder. På den ene side kan det lyde enkelt og banalt, mens det på den anden side kan lyde mærkeligt og akavet.

Inden jeg forklarer, hvorfor stilhed er den vigtigste forudsætning for fokuserede møder, vil jeg gerne præsentere dig for en udtalelse fra en tidligere skeptiker:

”For NETVÆRK for erfarne IT-projektledere (IT-Pl.dk) hyrede jeg Bastian til at give en præsentation af Silent Co-creation. Som udgangspunkt var mange af os skeptiske og kunne ikke lige se fidusen i at bruge tid til stilhed, det måtte jo være at spilde tid på …. ingenting??

Bastian formåede på 2½ time at vende mit verdensbillede i forhold til, hvad det betyder for slutproduktet, at alle de klogeste – også de introverte – blive hørt i en beslutningsproces. Og hvor simpelt det kan opnås med Silent Co-creation, både i små og store grupper. Det er nærmest paradoksalt, at Bastians referencekunder oplever resultater af højere kvalitet – hurtigere.

Med værktøjet kan jeg og mine projektdeltagere få mere arbejdsglæde og mindre stress.

Tak, Bastian, for at dele stilheden med os!” – Mogens W. Brolin

Hvorfor stilhed er den vigtigste forudsætning for fokuserede møder
Har du prøvet at sidde på et møde og betragte de sociale dynamikker, der udspiller sig? Små magtkampe, hvor deltagerne kæmper om ordet, om at virke klogest, sjovest eller udvise lederskab. Folk afbryder og lytter til sig selv, men ikke til hinanden og sandsynligheden for, at de mest intelligente løsninger kommer på bordet, er forsvindende lille. Det siger sig selv, at denne dynamik ikke giver virksomheder eller organisationer de bedste forudsætninger for at løse deres udfordringer.

Vil du have fokuserede og effektive møder, er løsningen derfor hverken at tale mere, hurtigere eller højere. Tværtimod handler det om at indføre ’intelligente mellemrum’ i løbet af mødet. Og hvad er så det?

Intelligente mellemrum er en tidsafgrænset periode, hvor mødedeltagerne tier stille. Det kunne f.eks. være 30 sekunder, efter det første punkt på dagsordenen er blevet præsenteret. De intelligente mellemrum har en lang række afledte effekter, hvis de implementeres rigtigt. Nedenfor har jeg udvalgt fem effekter, ’intelligente mellemrum’ medfører:

• Mødedeltagerne tænker, før de taler.
• Mødedeltagerne husker bedre, hvad der er blevet diskuteret og besluttet.
• Der skabes respekt og nærvær blandt mødedeltagerne.
• Taletiden bliver mere ligeligt fordelt.
• Møderne bliver kortere og mere fokuseret.

Har du hørt om Project Aristotle?

I 2012 indledte tech-giganten Google studiet Project Aristotle, der undersøgte hundredevis af Google-Teams: Hvorfor fejler nogle, mens andre lykkes? Nogle af virksomhedens dygtigste statistikere, organisationspsykologer, sociologer og forskere blev samlet. De startede med at gennemgå den akademiske litteratur, der beskrev, hvordan teams virkede, og hvad der skabte gode teams. På den baggrund kunne folkene bag Project Aristotle opstille en række målbare parametre: Hvor ofte laver teamet noget sammen udenfor arbejdspladsen? Har de en lignende uddannelsesmæssig baggrund? Er de primært ekstroverte eller introverte?

Men ligegyldigt hvordan forskerne sammenholdt dataen, kunne de ikke finde sammenhænge og tendenser. Nogle af Google’s mest effektive teams var venner udenfor arbejdet, andre var sammensat af mennesker, der aldrig talte sammen udenfor arbejdet.
Som en af lederne bag projektet udtalte:

”At Google, we’re good at finding patterns,”

”There weren’t strong patterns here.”

Opskriften på det perfekte team lå altså gemt et andet sted. Forskerne var flere gange stødt på psykologer og sociologer, der i deres studier, i stedet for individuelle kriterier og sammensætningen heraf, havde fokuseret på gruppenormer. Fokusset på gruppenormener blev det store gennembrud. Pludselig kunne forskerne se sammenhænge, og opskriften på perfekte teams begyndte at tage form. Efter at have studeret mere end 100 teams i over et år kunne Projekt Aristotle konkludere, at normer var nøglen til det perfekte team, og at særligt to gruppenormer var afgørende for succesfulde teams:

1. Psychological Safety – Tilliden til at nye forslag ikke bliver gjort til grin.
2. Equality in distribution of conversational turn-taking – Ligeligt fordelt taletid.

Udfordring er, hvordan man kan skabe en psykologisk tryghed i en gruppe og sørger for, at taletiden bliver ligeligt fordelt mellem personerne i gruppen.

Mit svar er Silent Co Creation, der med nogle helt konkrete teknikker hæver den sociale intelligens i en gruppe f. eks. under et møde.

Hvordan indfører jeg Silent Co-Creation på min arbejdsplads?
De fleste ledere ved, at alt forandring er svær. Udfordringen bliver ikke mindre, når du skal implementere Silent Co-Creation, der ofte vil blive mødt med skepsis. Medarbejderne vil synes, at det er akavet, mærkeligt og højst sandsynligt spild af tid, hvis du ikke giver dem den rette indføring i, hvorfor denne metodik kan gavne virksomheden.

Implementeres Silent Co-Creation ikke korrekt, bliver det en fuser, og det kommer muligvis aldrig til at fungere, fordi dine kolleger nu vil være endnu mere kritiske overfor værktøjet.

Silent Co-Creation som metode skal præsenteres med autoritet, ro og den teoretiske ballast, hvis mennesker, der ikke er bekendt med effekterne, skal købe ind på præmissen.

Skal du arbejde med Silent Co-Creation for første gang, vil jeg anbefale dig at sætte dig grundigt ind i teorien bag, effekterne og forberede dig på de kritiske spørgsmål, der kan komme.

Vil du føle dig helt sikker, kan du blive klædt på gennem mit kursus i Silent Co-creation facilitering – https://www.bastianovergaard.dk/kursus